Faktura proforma i faktura VAT – poznaj różnice

25 listopada 2020

Kliknij w to miejsce po więcej szczegółów o tym, co to znaczy faktura proforma.

Każdy kto prowadzi swoją działalność gospodarczą, ale także i gros osób realizujących zakupy online, miał styczność choć raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym de facto jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.

Czym jest faktura proforma?

W języku łacińskim pro forma znaczy „dla pozoru”, toteż częstokroć spotykamy się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Warto natomiast zachować ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna być traktowana wobec tego jako dowód handlowy, będący formą zaproponowania pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem zrealizowania usługi ani nabycia artykułów, zatem w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, dlatego że tyczy się usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie została zrealizowana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w każdej chwili być zmienione.

Faktura proforma nie zwalnia z konieczności wystawienia właściwej faktury VAT

Faktura proforma wygląda oraz posiada analogiczne dane co faktura VAT, a więc:

  • dane kontrahentów,
  • miejsce i datę,
  • nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana także słownie,
  • stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • informacja o zakresie naliczonych rabatów,
  • określenie przewidywanego terminu wykonania usługi bądź dostarczenia towaru,
  • określenie terminu wniesienia opłaty.

Żeby nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej skutki podatkowe, taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Trzeba również pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, kiedy kontrahent wpłaci już przedpłatę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.